Sem sair de casa, você pode solicitar documentos civis que antes exigiam fila no cartório. A promessa seduz. O detalhe que pega muita gente de surpresa também.
O avanço dos serviços públicos digitais chegou às certidões de nascimento, casamento e óbito. O portal oficial dos cartórios passou a emitir segunda via em PDF com validação eletrônica, além de possibilitar o envio impresso para o endereço do solicitante. A conveniência agrada quem precisa do documento para tarefas do dia a dia. Há, porém, casos em que órgãos e instituições seguem pedindo a versão em papel assinada pelo cartório.
O que muda com a emissão online
Agora, o cidadão pode iniciar o pedido pela internet, autenticar sua identidade pela conta Gov.br ou certificado ICP-Brasil, acompanhar o andamento e receber o arquivo em PDF validado ou a via física pelos Correios. A experiência corta deslocamentos e dá previsibilidade de prazo.
O arquivo digital tem código de verificação. Sem a conferência no portal oficial, a certidão não vale.
As taxas variam por estado e por cartório. Em muitos locais, o custo gira entre R$ 60 e R$ 90 para a segunda via digital. O prazo costuma oscilar de dois a sete dias úteis após a compensação do pagamento. Nem todos os cartórios já operam integralmente no modelo online, e alguns pedidos podem exigir complementos de dados ou contato direto.
Como pedir a sua certidão sem dor de cabeça
Passo a passo prático
- Entre no portal oficial dos cartórios e selecione o tipo de certidão (nascimento, casamento ou óbito).
- Faça login com Gov.br, certificado digital ICP-Brasil ou cadastro próprio do site.
- Informe o estado, o município e o cartório onde o registro foi lavrado.
- Preencha os dados da pessoa registrada e, se tiver, os números de livro, folha e termo para agilizar a busca.
- Escolha a modalidade: breve relato (resumida) ou inteiro teor (detalhada).
- Defina se quer o PDF com validação ou a via impressa enviada ao endereço cadastrado.
- Revise o resumo do pedido, veja o valor final e pague com o meio disponível.
- Acompanhe na área “Meus pedidos” até a liberação do arquivo ou a postagem.
Quem precisa do documento para processo no exterior deve verificar antes se o órgão aceita PDF e se exigirá apostilamento.
O “porém” que pode travar o seu plano
Apesar de reconhecida pelos cartórios, a certidão digital ainda não substitui o papel em muitas situações. Alguns bancos, repartições públicas, instituições de ensino, embaixadas e consulados podem pedir a via impressa original, carimbada e assinada. Em procedimentos jurídicos específicos, o juiz ou o edital também podem exigir a versão física ou a de inteiro teor.
Quem costuma exigir papel
- Abertura de conta em determinadas instituições financeiras.
- Processos de cidadania, vistos e registro consular.
- Casamentos religiosos com efeito civil e habilitações em cartórios.
- Inventários, partilhas e alguns processos judiciais.
- Matrículas e registros escolares em redes que não adotaram verificação digital.
Outro ponto sensível: em pedidos com falha de indexação ou registros antigos, o sistema pode não localizar a certidão automaticamente. Nesses casos, o atendimento volta para o balcão do cartório, com eventual retirada presencial.
Se o seu uso final exige carimbo e assinatura no papel, peça já a via impressa. Isso evita retrabalho e nova taxa.
Digital x papel: qual escolher para cada situação
| Aspecto | Certidão digital (PDF) | Certidão em papel |
|---|---|---|
| Uso típico | Atualização cadastral, benefícios, envio eletrônico | Processos consulares, judiciais e exigências formais |
| Validação | Código verificador no portal oficial | Assinatura e selo do cartório |
| Prazo médio | 2 a 7 dias úteis | 3 a 10 dias úteis, mais tempo de envio |
| Custo | Geralmente menor que a via física | Inclui impressão e, se houver, postagem |
| Aceitação | Órgãos com verificação digital | Universal em procedimentos formais |
| Risco de retrabalho | Maior, se o órgão não aceitar PDF | Menor, especialmente com inteiro teor |
Validação eletrônica: sem ela, o PDF não vale
Depois de receber o arquivo digital, confirme a autenticidade no próprio portal. Localize o código ao final da certidão e digite-o na área de verificação. A página retorna os dados essenciais do documento e confirma se ele foi emitido por cartório habilitado. Guarde o comprovante dessa checagem para eventuais exigências do solicitante.
O Conselho Nacional de Justiça reconhece o portal oficial dos cartórios. Desconfie de sites que prometem “entrega imediata” com valores fora da média.
Como evitar golpes e certidões sem validade
- Confira o endereço do portal e a presença de verificação oficial.
- Desconfie de anúncios que vendem “qualquer certidão” em minutos por preço irrisório.
- Nunca envie dados pessoais em formulários de origem desconhecida.
- Use meios de pagamento dentro da plataforma, sem intermediação por aplicativos de mensagem.
- Valide o PDF assim que recebê-lo e antes de enviar a terceiros.
Inteiro teor, breve relato e vias atualizadas: qual pedir
A certidão de breve relato atende boa parte das demandas cotidianas. Já a de inteiro teor traz a transcrição completa do assento e costuma ser exigida em processos no exterior, retificações e disputas judiciais. Em alguns estados, o órgão solicitante pode pedir certidão “atualizada”, emitida há menos de 90 dias. Verifique a exigência antes de pagar a taxa para escolher a modalidade correta.
Quando o digital resolve sua vida — e quando pode atrapalhar
Bom candidato à versão digital
- Atualização cadastral em serviços que aceitam verificação online.
- Envio de documentos por e-mail para empresas que conferem o código autentificador.
- Guarda eletrônica para apresentar quando solicitado de forma remota.
Melhor optar pela via em papel
- Solicitações em consulados e embaixadas, principalmente para dupla cidadania.
- Ações judiciais, inventários e retificações de registro civil.
- Exigências expressas por edital, instrução normativa ou contrato.
Prazo, custos e limitações por estado
O valor final reúne a taxa do cartório, eventuais emolumentos estaduais e, se houver, postagem. Estados com maior digitalização tendem a liberar o PDF mais rápido. Registros antigos, feitos em livros ainda não indexados, exigem busca manual, o que alonga prazos. Se você não souber os números de livro, folha e termo, informe o máximo de dados possíveis, como nomes completos, datas aproximadas e filiação.
Quanto mais completo o formulário, maior a chance de localizar o assento sem retorno ao balcão do cartório.
Privacidade e uso responsável do PDF
A certidão revela dados sensíveis. Evite compartilhar o arquivo em grupos abertos. Prefira enviar somente ao solicitante, com prazo de validade ou senha quando o serviço permitir. Guarde o arquivo em local seguro e, se perder o controle sobre ele, considere gerar uma via atualizada para usos futuros.
Informações úteis que poupam tempo e dinheiro
Se o seu objetivo é um processo no exterior, verifique se pedem apostila de Haia. A apostila incide sobre a via em papel emitida no Brasil. Nesse cenário, peça direto o impresso no cartório de origem e já planeje a apostilagem no mesmo estado para reduzir deslocamentos.
Para quem precisa de várias certidões da mesma pessoa, compensa checar pacotes ou a possibilidade de um único envio físico com múltiplos documentos. Em famílias que moram em cidades diferentes do cartório onde o registro foi lavrado, a solicitação online evita viagens e filas, desde que a instituição final aceite a versão escolhida.
